Creëer systemen die slimmer werken, niet harder (4/6)
Dit is het vervolg op ‘Zorg dat je overbodig wordt’ (3/6) van vorige week en dat je ‘idealiter geen succesvol bedrijf runt, maar dat je de eigenaar bent van een succesvol bedrijf’.

Om jouw bedrijf goed te laten draaien terwijl jezelf als eigenaar even niet aanwezig bent, zoals op de golfbaan, of een weekje ongeplande vakantie, is het belangrijk om begrijpelijke systemen en processen te hebben.
De eerste stap voor het creëren van een zelfvoorzienend systeem is het duidelijk afbakenen van functieomschrijvingen en rollen. Vervolgens cross-train je je werknemers zodat ze verschillende taken kunnen overnemen wanneer dit nodig is.
Om er zeker van te zijn dat alle taken gedekt zijn in het geval van onvoorziene omstandigheden, moet je de workflow van de gehele organisatie uiteenzetten en begrijpen.
Tip: Begin gewoon (just do it ????) met een whiteboard of flipover, en daarna in een flowchart, ik heb wel een paar voorbeelden om snel te beginnen.
Investeer in technologie (ik heb ook wel een handig lijstje van dé systemen en betaalbare tools, afhankelijk van de grote, fase en behoefte) en leid daarna je personeel op (of laat dit door de leverancier doen) zodat ze de technologie effectief en efficiënt kunnen gebruiken.
Wanneer een eigenaar investeert in de toekomst van zijn medewerkers door ze de mogelijkheid te bieden om te excelleren in hun carrière, versterkt dit de loyaliteit en retentie van je beste personeel.
Creëer zogenoemde ‘handleidingen’ voor elke rol, positie, team en afdeling. Deze handleidingen beschrijven hoe een taak moet worden uitgevoerd, welke middelen daarvoor nodig zijn en wat een acceptabel resultaat is. Iedereen kan een handleiding gebruiken, en door de instructies exact op te volgen kan die persoon het werk van een ander eenvoudig uitvoeren.
Stop deze handleidingen in een fysieke of online map die eenvoudig toegankelijk is voor iedereen binnen je bedrijf. Een handleiding legt bijvoorbeeld de sluitingsprocedure van een restaurant uit. Denk aan de schoonmaak, voedselopslag, het pand sluiten en meer. Of de handleiding legt uit hoe je met retourneringen en klachten van klanten omgaat bij een online winkel. Of de handleiding legt uit hoe je logo’s en slagzinnen gebruikt en wat de huiskleuren precies zijn, of welke procedures gevolgd moeten worden wanneer een nieuwe medewerker wordt aangenomen.
Gebruik de handleiding om nieuwe mensen op te leiden, het cross-trainen van je personeel, het informeren van managers of om (een deel van) je bedrijf te verkopen aan een investeerder.
Systemen die zelfvoorzienend zijn kunnen de belangrijkste troef zijn van een bedrijf omdat ze de productie vergroten terwijl ze de arbeid verlagen. Voor de eigenaar betekent dat groei van omzet en winst en een verlaagde noodzaak om altijd op de zaak te zijn.
Testimonial
Ik heb inmiddels twee keer met Berend Bouwmeester samengewerkt en ik kan alleen maar zeggen: Berend is een sparringspartner 2.0. Hij is slim, doordacht en zijn energie werkt ontzettend aanstekelijk. Tijdens o.a. de lancering van zijn boek Learning to Fly – een inspirerend boek over het laten groeien van bedrijven en hoe je als ondernemer daarin meegroeit – mocht ik een rol spelen als dagvoorzitter. Berend weet de essentie te pakken en vertaalt complexe vraagstukken naar inzichten die écht blijven hangen. Later werkte we ook samen voor de lancering van het bedrijf VitsAll, een platform gericht op de thema’s beweging, wellbeing en voeding.
Wat mij raakt in onze samenwerking is hoe Berend niet alleen scherp denkt, maar ook ruimte geeft om samen te bouwen en te groeien. Berend stelt zich oprecht open en durft zich kwetsbaar op te stellen, waardoor er echte verbinding ontstaat. Ik gun iedereen een sparringspartner als Berend en hoop dat onze paden nog vaak blijven kruisen. Dankjewel voor alles Berend!